Eettiset toimintatavat

Eettisten standardien ja lain noudattaminen on Kalmarin kaiken toiminnan ja päätöksenteon lähtökohta.

Jokaisen Kalmarin työntekijän vastuulla on toimia eettisesti, ja sitä vaaditaan myös yhtiön liikekumppaneilta. Kalmarin johdon tehtävänä on antaa selkeä johdon viesti ja mahdollistaa sellaiset rakenteet, joilla varmistetaan, että vaatimustenmukaisuusriskejä arvioidaan, hallitaan ja lievennetään tehokkaasti paitsi omassa toiminnassa myös koko arvoketjussa. 

Kalmarilla on vankka, riskipohjainen Ethics & Compliance -ohjelma, jonka tavoitteena on ehkäistä, havaita ja käsitellä mahdollisia väärinkäytöksiä. Ohjelma varmistaa, että niihin liittyviä riskejä hallitaan tehokkaasti ja johdonmukaisesti koko organisaatiossa. Ethics & Compliance (E&C) -tiimi koostuu kokeneista ammattilaisista, jotka edistävät ja seuraavat yleistä E&C-ohjelmaa. Tiimi tekee säännöllisiä eettisyyteen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä riskienarviointeja, hallinnoi SpeakUp-kanavaa ja varmistaa, että ilmoitetut huolenaiheet käsitellään puolueettomasti, nopeasti ja ammattimaisesti, valvoo Kalmarin pakote- ja vientivalvontaohjelmia sekä tarjoaa opastusta ja tukea koko organisaatiolle.

• Ehkäiseminen – Koulutamme Kalmarin työntekijöitä E&C-ohjesäännöistä ja sovellettavista lainsäädännöistä, vahvistamme rehellisyyteen ja kunnioitukseen perustuvaa yrityskulttuuria, tuemme johtoa ja henkilöstöä eettisissä kysymyksissä sekä kehitämme ja seuraamme tehokkaita valvontatoimia petosten ja muiden väärinkäytösten ehkäisemiseksi.
• Havaitseminen – Hallinnoimme luottamuksellista SpeakUp-kanavaa, joka on työntekijöiden ja kumppaneiden käytettävissä. Suoritamme ja valvomme ammattimaisesti tunnistettujen huolenaiheisiin liittyviä tutkintoja sekä seuraamme keskeisiä valvontamekanismeja mahdollisten väärinkäytösten havaitsemiseksi.
• Reagointi– Varmistamme, että Kalmar reagoi viipymättä ja asianmukaisesti todettuihin väärinkäytöksiin ja kriittisiin puutteisiin valvontajärjestelmissä..

Eettisyydestä ja vaatimustenmukaisuudesta vastaava tiimi tukee myös yhtiön liiketoimintayksiköitä ennakoivalla neuvonnalla, koulutuksella ja tiedon jakamisella sekä toteuttamalla sisäisiä tutkintoja. Pakollisten Code of Conduct -verkkokoulutusten avulla Kalmar kouluttaa työntekijöitään eettisyyteen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvistä asioissa ja tarjoaa harjoituksia ja esimerkkejä, jotka auttavat työntekijöitä eettisissä ongelmissa. Lisäksi Code of Conduct -koulutus sisältää aina korruption ja lahjonnan vastaista sisältöä.

SpeakUp-kanava

Saavutettavuus

Kalmarin SpeakUp-kanava on ulkoisesti hallinnoitu kanava, joka on kaikkien sidosryhmien käytettävissä. Sen kautta voi ilmoittaa havaitusta tai epäillystä Kalmarin Code of Conduct -toimintaohjeen, muiden sisäisten politiikkojen tai sovellettavien lakien ja säädösten vastaisesta toiminnasta turvallisesti ja luottamuksellisesti. Kanava löytyy osoitteesta: https://kalmar.speakup.report/global

Työntekijät voivat käyttää SpeakUp-kanavaa yhtiön intranetin ja julkisen verkkosivuston kautta. Tietoisuutta kanavasta lisätään henkilöstön perehdytyksen, pakollisen vuosittaisen Code of Conduct -koulutuksen ja säännöllisen sisäisen viestinnän avulla. Liikekumppanit ja muut kiinnostuneet osapuolet voivat käyttää SpeakUp-kanavaa yhtiön verkkosivuston ja liikekumppaneiden toimintaohjeen (Business Partner Code of Conduct) kautta.

Huomioithan, että joissakin maissa saattaa olla lakisääteisiä rajoituksia sille, mitä SpeakUp-linjan kautta voidaan ilmoittaa. Asiaankuuluvat tiedot näistä rajoituksista annetaan järjestelmään kirjauduttaessa.

Luottamuksellisuus

SpeakUp-kanava mahdollistaa luottamuksellisen ja, lain salliessa, anonyymin raportoinnin. Kaikkia raportteja ja niihin liittyviä tietoja käsittelevät luottamuksellisesti vain Ethics & Compliance -toiminnon erikseen nimetyt henkilöt. Raportoidut huolenaiheet arvioidaan luottamuksellisesti ja tutkitaan tarvittaessa. Syytösten vakavuus määrittää tutkinnan laajuuden sekä tarvittavat ehkäisevät tai korjaavat toimet.

Vastatoimien kielto

Kalmar kieltää tiukasti kaikenlaiset kostotoimet henkilöä vastaan, joka tekee ilmoituksen vilpittömästi. Häirintää, epäasiallista kohtelua tai muita kielteisiä seurauksia mahdollisten rikkomusten ilmoittamisesta ei hyväksytä. Nämä suojatoimet koskevat kaikkia vilpittömässä mielessä tehtyjä ilmoituksia, vaikka epäily ei tutkinnan jälkeen osoittautuisi perustelluksi.

Ilmoituksen tekijällä ei tarvitse olla lopullista näyttöä väärinkäytöksestä, mutta ilmoitus on aina tehtävä vilpittömässä mielessä. Tahallisesti väärät, pahantahtoiset tai perusteettomat ilmoitukset voivat johtaa kurinpidollisiin tai muihin asianmukaisiin toimenpiteisiin, eikä tällaisissa tapauksissa vastatoimien kieltoon perustuvaa suojaa sovelleta.

Kolmannen osapuolen riskit

Kalmarin vankka Business Partner -vaatimustenmukaisuusohjelma varmistaa, että kaikki uudet myyntikumppanit – ensisijaisesti jälleenmyyjät ja edustajat – seulotaan ja koulutetaan asianmukaisesti, jotta he tuntevat Kalmarin korruption vastaisen ohjesäännön ja siihen liittyvän vaatimustenmukaisuutta koskevan ohjesäännön. Seulontaprosessi on tärkeä, koska sillä varmistetaan, että kaikki liikekumppanit toimivat laillisesti, ovat tarkoituksenmukaisia ja sitoutuvat noudattamaan Kalmarin eettisiä periaatteita. Osana Business Partner -vaatimustenmukaisuusohjelmaa korkean riskin alueilla toimiville jälleenmyyjille ja edustajille tarjotaan eettisiä toimintaohjeita käsittelevää koulutusta.